AI Policy

AI Policy – Informatics and Digital Expert (INDEX)

This policy explains how authors, editors, and reviewers may and may not use artificial intelligence (AI) tools in work submitted to or handled by Informatics and Digital Expert (INDEX). It follows the COPE position on authorship and AI tools and the Indonesian journal accreditation guidelines (Decree of the Director General of Science and Technology No. 374/2026). It applies to all manuscripts under consideration from the date it is published on this website.

Definition. In this policy, generative AI means any tool that produces text, images, code, or data in response to prompts, such as ChatGPT, Gemini, Claude, Copilot, or AI-based paraphrasing and translation tools. Basic spelling checkers that do not generate new text, reference managers, and similarity-check software are not covered by this policy.

1. Authors

  1. AI cannot be an author. AI tools cannot be listed as authors or co-authors, and cannot be cited as authors. Only humans can take responsibility for a manuscript, declare conflicts of interest, and agree to the publication license.
  2. Permitted uses, with disclosure. Authors may use generative AI to improve the language and readability of text they wrote themselves, to translate their own text, and to help with code formatting or debugging. Every output must be checked and edited by the authors.
  3. Prohibited uses. Authors must not use generative AI to:
    • create, fabricate, or alter research data, results, or statistical analyses;
    • create or alter figures, images, or tables presented as research findings;
    • generate references or citations that the authors have not read and verified;
    • produce the scientific substance of the manuscript, including the research problem, interpretation of results, and conclusions.
  4. AI as part of the research method. When AI or machine learning models are part of the research itself, which is common in informatics, authors must describe them in the Methods section. This includes the tool or model name, version, provider, settings, and date of use, and the prompts where relevant, so that the work can be reproduced.
  5. Mandatory declaration. Every manuscript must include a section titled Declaration of Generative AI Use placed before the References. It states the tool and version, the purpose, and the parts of the manuscript involved, and confirms that the authors reviewed the output and take full responsibility. If no generative AI was used, the authors must state this.
  6. Responsibility. Authors are fully responsible for the accuracy, originality, and integrity of the entire manuscript, including any part produced with AI assistance.

2. Editors

  1. Confidentiality. Editors must not upload unpublished manuscripts, author information, or review reports to public generative AI tools, because these tools may store or reuse the content.
  2. Permitted tools. Editors may use the journal's similarity-check service, reference and metadata validation tools, and basic spelling checkers. Results from AI-text detectors are treated only as indicators and are never the sole basis for an editorial decision.
  3. Human decisions. All editorial decisions, including desk rejection, reviewer selection, and acceptance or rejection, are made by human editors and are not delegated to AI.
  4. Disclosure. Any use of AI by an editor in handling a manuscript must be recorded in the editorial system and reported to the Editor-in-Chief. If AI-assisted copyediting changes the text, the authors are informed at the proofreading stage.

3. Reviewers

  1. No AI in peer review. Reviewers must not use AI tools at any stage of peer review. This includes reading, summarizing, evaluating, or critiquing the manuscript, and writing, translating, or polishing the review report.
  2. No uploading. Reviewers must not upload, paste, or share any part of a manuscript, its data, or its figures to any AI tool.
  3. Confirmation. Reviewers must confirm in the review form that no AI tool was used in preparing their review.
  4. Consequences. If a review report appears to be AI-generated, the editor may set it aside, invite another reviewer, and remove the reviewer from the journal's reviewer list.

4. Handling of violations

  1. The journal may check submissions with similarity-check and AI-detection tools. Final judgement is always made by the editors.
  2. If undisclosed or prohibited AI use is found before publication, the editor will ask the authors for clarification. Depending on its seriousness, the manuscript will be returned for correction and proper disclosure, or rejected.
  3. If a violation is found after publication, the journal will follow the COPE flowcharts. Outcomes may include a correction, an expression of concern, or a retraction. Retracted articles remain online with a clear retraction notice.
  4. Fabricated data or references produced with AI are treated as research misconduct. The journal may inform the authors' institution.

5. Review of this policy

This policy is reviewed at least once a year to keep pace with new tools and guidance. Questions about this policy can be sent to the editorial office through the Contact page.

 

Kebijakan Penggunaan Kecerdasan Artifisial (AI) – Informatics and Digital Expert (INDEX)

Kebijakan ini mengatur penggunaan alat kecerdasan artifisial (AI) oleh penulis, editor, dan mitra bestari di Informatics and Digital Expert (INDEX). Kebijakan ini mengacu pada posisi COPE tentang kepengarangan dan alat AI, serta Petunjuk Teknis Akreditasi Jurnal Ilmiah (Keputusan Dirjen Sains dan Teknologi Nomor 374 Tahun 2026). Kebijakan ini berlaku untuk semua naskah yang sedang diproses sejak tanggal kebijakan ini dipublikasikan di laman jurnal.

Definisi. Dalam kebijakan ini, AI generatif adalah alat yang menghasilkan teks, gambar, kode, atau data berdasarkan perintah (prompt), misalnya ChatGPT, Gemini, Claude, Copilot, serta alat parafrase dan penerjemah berbasis AI. Pemeriksa ejaan dasar yang tidak menghasilkan teks baru, pengelola referensi, dan perangkat pemeriksa kemiripan tidak termasuk dalam kebijakan ini.

1. Penulis

  1. AI bukan penulis. Alat AI tidak boleh dicantumkan sebagai penulis atau penulis pendamping, dan tidak boleh dikutip sebagai penulis. Hanya manusia yang dapat bertanggung jawab atas naskah, menyatakan konflik kepentingan, dan menyetujui lisensi publikasi.
  2. Penggunaan yang diperbolehkan, dengan pengungkapan. Penulis boleh memakai AI generatif untuk memperbaiki bahasa dan keterbacaan teks yang mereka tulis sendiri, menerjemahkan teks sendiri, serta membantu merapikan atau memperbaiki kode. Setiap keluaran AI wajib diperiksa dan disunting oleh penulis.
  3. Penggunaan yang dilarang. Penulis tidak boleh memakai AI generatif untuk:
    • membuat, memalsukan, atau mengubah data, hasil, atau analisis statistik penelitian;
    • membuat atau mengubah gambar, citra, atau tabel yang disajikan sebagai temuan penelitian;
    • menghasilkan referensi atau sitasi yang belum dibaca dan diverifikasi oleh penulis;
    • menghasilkan substansi ilmiah naskah, termasuk rumusan masalah, interpretasi hasil, dan kesimpulan.
  4. AI sebagai bagian metode penelitian. Jika model AI atau machine learning menjadi bagian dari penelitian itu sendiri, penulis wajib menjelaskannya di bagian Metode Penelitian. Penjelasan mencakup nama alat atau model, versi, penyedia, pengaturan, tanggal penggunaan, dan prompt bila relevan, agar penelitian dapat direplikasi.
  5. Pernyataan wajib. Setiap naskah wajib memuat bagian Pernyataan Penggunaan AI Generatif sebelum Daftar Pustaka. Bagian ini menyebutkan nama dan versi alat, tujuan penggunaan, bagian naskah yang terlibat, serta pernyataan bahwa penulis telah memeriksa keluarannya dan bertanggung jawab penuh. Jika tidak memakai AI generatif, penulis wajib menyatakannya.
  6. Tanggung jawab. Penulis bertanggung jawab penuh atas ketepatan, orisinalitas, dan integritas seluruh naskah, termasuk bagian yang dibuat dengan bantuan AI.

2. Editor

  1. Kerahasiaan. Editor dilarang mengunggah naskah yang belum terbit, data penulis, atau laporan review ke alat AI generatif publik, karena alat tersebut dapat menyimpan atau menggunakan ulang isinya.
  2. Alat yang diperbolehkan. Editor boleh memakai layanan pemeriksa kemiripan milik jurnal, alat validasi referensi dan metadata, serta pemeriksa ejaan dasar. Hasil pendeteksi teks AI hanya dipakai sebagai indikasi dan tidak pernah menjadi satu-satunya dasar keputusan.
  3. Keputusan oleh manusia. Semua keputusan editorial, termasuk penolakan awal, pemilihan mitra bestari, serta penerimaan atau penolakan naskah, diambil oleh editor dan tidak diserahkan kepada AI.
  4. Pengungkapan. Setiap penggunaan AI oleh editor dalam menangani naskah wajib dicatat di sistem editorial dan dilaporkan kepada Editor in Chief. Jika penyuntingan berbantuan AI mengubah teks naskah, penulis diberi tahu pada tahap proofreading.

3. Mitra Bestari (Reviewer)

  1. Dilarang memakai AI dalam penelaahan. Mitra bestari dilarang memakai alat AI pada tahap mana pun dalam proses penelaahan. Larangan ini mencakup membaca, meringkas, menilai, atau mengkritisi naskah, serta menulis, menerjemahkan, atau memperhalus laporan review.
  2. Dilarang mengunggah naskah. Mitra bestari dilarang mengunggah, menempelkan, atau membagikan bagian mana pun dari naskah, data, atau gambarnya ke alat AI apa pun.
  3. Konfirmasi. Mitra bestari wajib menyatakan pada formulir review bahwa tidak ada alat AI yang digunakan dalam menyusun review.
  4. Konsekuensi. Jika laporan review terindikasi dibuat oleh AI, editor dapat mengesampingkan laporan tersebut, mengundang mitra bestari lain, dan mengeluarkan mitra bestari tersebut dari daftar reviewer jurnal.

4. Penanganan pelanggaran

  1. Jurnal dapat memeriksa naskah dengan perangkat pemeriksa kemiripan dan pendeteksi AI. Keputusan akhir selalu diambil oleh editor.
  2. Jika penggunaan AI yang tidak diungkapkan atau dilarang ditemukan sebelum terbit, editor akan meminta klarifikasi kepada penulis. Sesuai tingkat pelanggarannya, naskah dikembalikan untuk diperbaiki dan dilengkapi pernyataannya, atau ditolak.
  3. Jika pelanggaran ditemukan setelah terbit, jurnal mengikuti diagram alur COPE. Tindak lanjutnya dapat berupa koreksi, expression of concern, atau retraksi. Artikel yang diretraksi tetap tersedia daring dengan pemberitahuan retraksi yang jelas.
  4. Data atau referensi rekaan yang dihasilkan AI diperlakukan sebagai pelanggaran integritas penelitian. Jurnal dapat memberi tahu institusi penulis.

5. Peninjauan kebijakan

Kebijakan ini ditinjau paling sedikit sekali setahun untuk menyesuaikan dengan perkembangan alat dan pedoman. Pertanyaan tentang kebijakan ini dapat dikirim ke redaksi melalui halaman Contact.